Estructura de descomposición del trabajo, ¿qué es y cuáles son las reglas para una correcta aplicación?

WBS: Estructura de Desglose del Trabajo para una Gestión de Proyectos Eficiente
Para desarrollar un proyecto de forma óptima, es necesario analizar cada una de sus fases. Muchos proyectos son complejos y abarcan numerosas actividades que, sin una adecuada planificación y organización, serían difíciles de ejecutar.
Para ayudarte a comprender fácilmente todas las fases de un proyecto, resulta útil la WBS (Work Breakdown Structure), también conocida como estructura de desglose del trabajo. Se trata de una metodología desarrollada en Estados Unidos y utilizada para estructurar y definir todas las actividades de un proyecto.

¿Qué es la WBS?
La WBS es una herramienta que permite descomponer analíticamente un proyecto en sus partes componentes.
El objetivo es organizar el trabajo en elementos manejables y hacer que el proyecto sea más fácil de comprender. Todo esto se realiza con el fin de comunicar a todas las partes interesadas las fases y actividades que se llevarán a cabo para alcanzar los objetivos.
En general, la WBS puede aplicarse a cualquier tipo de proyecto, como:
Licitaciones
Construcción de un edificio
Organización de actividades en una obra
Diseño de un producto o artefacto
La WBS es especialmente útil para el project manager a la hora de definir y organizar las actividades en proyectos complejos.

Desglose jerárquico del proyecto
Con la herramienta WBS, el proyecto se descompone jerárquicamente en componentes (por ejemplo, subobjetivos, actividades y tareas específicas) con un nivel de detalle creciente, siguiendo un enfoque de arriba hacia abajo (top-down), es decir, partiendo de las macroáreas hasta subdividirlas en partes cada vez más pequeñas.
Cada nivel representa porciones del proyecto con mayor nivel de detalle.
No existe un número definido de niveles: la descomposición dependerá de la complejidad del proyecto y se detendrá cuando el último nivel tenga un grado de detalle que permita:
Describir de forma inequívoca cada tarea a realizar
Atribuir responsabilidades ejecutivas claras

¿Cómo se representa una WBS?
La WBS suele representarse de dos maneras:
Gráficamente: en forma de diagrama en árbol
Descriptivamente: en forma de índice estructurado
Para que la WBS produzca resultados concretos, el objetivo a alcanzar debe estar claramente definido desde las fases preliminares. Antes de iniciar cada actividad, el desglose puede refinarse progresivamente.

Diagrama en estructura de árbol
Una de las representaciones más comunes de la WBS es el diagrama jerárquico en forma de árbol, donde cada rama representa un componente del proyecto y sus subdivisiones correspondientes.

Los Work Packages en la WBS
El objetivo fundamental de la WBS es identificar, en el último nivel de descomposición, los llamados «paquetes de trabajo» (work packages).
Un work package contiene todas las instrucciones necesarias para llevar a cabo una tarea o actividad específica.
Para que un desglose se considere óptimo, cada work package debe:
Estar descrito de manera clara y concreta
Diferenciarse de los demás work packages
Asignar una tarea o actividad a una única persona responsable
Describir de forma precisa e inequívoca el trabajo a realizar

¿Qué debe incluir un work package?
En un paquete de trabajo se deben identificar:
Todas las actividades (tareas) a realizar
Los insumos necesarios para ejecutar el trabajo y alcanzar los objetivos
La descripción de los resultados esperados
Los recursos necesarios
La fecha de inicio y fin del trabajo
Los entregables (deliverables) del trabajo
Las actividades que no están incluidas en el proyecto
Las responsabilidades asignadas a cada tarea